Şirket İçinde Ortak Bir Dil Oluşturmak: İsimlendirme, Numaralandırma ve Nitelik Kullanımı Hakkında En İyi Uygulamalar
Sempro, eğitimlerini verdiği Yeni Nesil Konfigürasyon Yönetimi (CM2) modeli ile kurum ve kuruluşlarda süreç mükemmelliğine giden yolun temellerini atıyor. CM2 modelinin başarısı ise kişilerin, eğitim sürecinin daha en başındayken kolaylıkla uygulayabilecekleri ve hızlı bir şekilde hayata geçirilebilen bir dizi yöntemde yatıyor. Bu yöntemlerden biri olan İsimlendirme ve Numaralandırma, bir kurum ya da kuruluş tarafından kullanılan malzeme ya da bilgi gibi her türlü kalemin, ortak ve anlaşılabilir bir şekilde numaralandırılmasını ve adlandırılmasını sağlıyor. Bu yöntemi doğru uygulayan firmalar, izlenebilirlik ve tekrar kullanım sayesinde daha az iş gücü harcıyor.
İsimlendirme kavramı, “Ürün ağaçlarında yer alan her bir kaleme ve o kaleme ait veri gruplarına standart kurallara dayanılarak isim verilmesi” şeklinde tanımlanıyor. Doğru kurgulanan ve doğru işletilen bir isimlendirme sistemi ile ihtiyaç duyulan kalemi bulmak kolaylaşıyor. Bu sayede söz konusu kalemin tekrar kullanımı sağlanıyor ve kalemlerin yeniden kullanım potansiyeli artıyor. Diğer bir deyişle, isimlendirme kuralları, kalemleri adlandırmaya, tanımlamaya ve yeniden kullanım potansiyellerini görmeye yarıyor.
İsimlendirmenin doğru yapılması, ilgili kalemin, kelimelerle aranmasını sağlamayı amaçlıyor. Bu durumda, teknik özellikleri farklı olan kalemler, aynı isme sahip olabiliyor. Numaralandırma, bu noktada devreye giriyor.
Numaralandırma, şöyle tanımlanıyor: “Ürün ağaçlarında yer alan her bir kaleme ve o kaleme ait veri gruplarına standart kurallara dayanılarak numara verilmesi”. Numaralandırma sistemi, birbirinin yerine kullanılabilecek kalemleri belirlemeye ve kontrol etmeye yarıyor. Bu sistemde, kalemlerin numaralarının birbirinden farklı olması, birbirlerinin yerine kullanılamayacağı anlamına geliyor.
En Basit Yöntem, Genelde Unutuluyor
Şirketlerde isimlendirme ve numaralandırma standartları, genellikle ya hiç tanımlanmıyor veya çok yetersiz bir şekilde tanımlanıyor. Bu durum, biraz da her bir farklı kalemin, birbirinden farklı olan özelliklerinin tutarlı bir şekilde tanımlanmasının zor olduğu algısından kaynaklanıyor. Bununla birlikte CM2 modeli, isimlendirme ve numaralandırma süreçlerini kolaylaştıracak çeşitli basit kurallar tanımlıyor. Ayrıca günümüzdeki dijital araçlar, kalemlerle ilgili standartlaştırılacak bilgi ve niteliklerin tanımlanmasını daha da kolaylaştırıyor.
Günlük işlerinin yoğunluğu içerisinde isimlendirme ve numaralandırma standartlarını tanımlamayı erteleyen şirkeler, kalemlerin yeniden kullanım potansiyellerini çoğunlukla gözden kaçırıyor. Bunun sonucunda da hâlihazırda var olan kalemlerikalemlerin yeniden tasarlayaraktasarlanması tekrarlara neden oluyor. Bu durum, en başta problem olarak görünmese de zararları, şirketlere, kümülatif olarak geri dönüyor. Birbirinin aynısı olduğu halde numarası farklı şekilde verilen kalemlerin fazlalığı, tasarımdan tedarike pek çok süreçte zaman kaybı yaratıyor. Ayrıca envanterdeki kalem çeşitliliği gereksiz şekilde artıyor ve envanterin yönetimi zorlaşıyor. Şirketler de bu durumları ortadan kaldırmak için para ve zaman harcayarak “Düzeltici Faaliyet” olarak da tanımlanan çalışmalar yapmak zorunda kalıyor. Tüm bunların sonucunda da sorunlarını kökten çözmek yerine sürekli yangın söndürmeye çalışan şirketler, bu zaman ve para kayıplarını fark edemiyor.
Uzmanlar tarafından bu konu üzerinde yapılacak bir denetleme ise tekrar eden kalemlerin kullanım zorluğunu ve yarattığı zaman kaybını ortaya çıkartabiliyor.
En İyi Uygulama Örnekleri
CM2 modelindeki isimlendirme ve numaralandırma standartları konusundaki en iyi uygulamalardan bazıları, şöyle sıralanıyor:
- Her bir kalem türünün standart bir ismi olmalı ve bu isim, o türü en iyi şekilde kategorize etmeli.
- İsimlendirme kurallarını belirlerken tutarlılığın en önemli nokta olduğu unutulmamalı. Aynı tipteki tüm kalemler, aynı ismi almalı. Örneğin
;, tüm braketler braket olarak, tüm cıvatalar cıvata olarak, tüm teknik resimler ise teknik resim olarak adlandırılmalı. - İsim belirlendikten sonra kalemi tanımlayan nitelikler belirlenmeli ve bu nitelikler önem sırasına göre sıralanmalı.
- Nitelikler, kalemin yönetsel değil fiziksel özelliklerini içermeli.
- Her bir isim için farklı nitelik kategorileri olabilir. Örneğin, cıvatalar için boy, çap ve diş adımı; saclar için de en, boy ve et kalınlığı gibi farklı nitelikler tanımlanabilir.
- Gereksiz yere yeni isim ve nitelik üretilmesinin önüne geçmek için isim ve niteliklerin çoktan seçmeli şekilde yönetilebileceği bir veri tabanı kullanılabilir.
- İsimlendirme sistematiği, söz konusu kuruluşta kullanılan tüm kalemlerin isim ve niteliklerini içerecek şekilde kurgulanmalı.
- İsimlendirme sistematiği belirlendikten sonra herhangi bir kullanıcı tarafından sisteme, el yordamıyla yeni nitelik kategorisi eklenmesi veya var olan bir nitelik kategorisinin silinmesine izin verilmemeli.
- Yeni bir nitelik kategorisinin eklenmesi ya da mevcut olan bir kategorinin silinmesi, ancak resmi kanallardan iletilecek bir değişiklik isteği ile yapılabilmeli. Bu tür bir değişiklik için CM2’nin hızlı-rota (fast-track) değişiklik isteği kullanılabilir.
- Numaralandırma sisteminde kullanılan numaraların, kalemlerin birbirinin yerine kullanılabilme özelliğini tanımladığı ve kalem numarasına revizyon verilmesinin bu özelliği ortadan kaldıracağı unutulmamalı.
- Kalem üzerinde bir değişiklik yapıldığında, bunun sonucunda kalem numarasının aynı mı kalacağına yoksa değişmesi mi gerektiğine karar verilmeli. Burada kalemin değiştikten sonra yeniden kullanılabilirlik özelliğini kaybedip kaybetmediğine bakılmalı.
