SEMPRO, “Yalın Yönetim için Şirket Anahattı Oluşturma” konulu danışmanlık hizmeti ile sorunlarını analiz etmekte ve çözüm geliştirmekte sorun yaşayan şirketler için, yenilikçi bir çözüm sunuyor. SEMPRO’nun özgün olarak geliştirdiği bu yeni yaklaşım, şirketlerin problemlerini ortaya çıkardığı gibi öncelikle nerelere odaklanılması gerektiğini de ortaya koyuyor. Klasik danışmanlık hizmetlerinin aksine, firmaların, kurumsallaşma çalışmalarını kendi kendilerine yürütebilmelerini sağlayan bu yaklaşım, şirketlere kurumsallaşmanın yanında; verimlilik artışı, daha düşük maliyetler ve hatasız işleyen süreçler gibi pek çok fayda sunuyor.
SEMPRO, bilgi ve verilerin yönetilememesi nedeniyle oluşan sorunları ortadan kaldırmayı hedefleyen “Şirket Anahattı” yaklaşımını, bir kurum ya da kuruluşun, sahip olduğu tüm bilgileri sistematik şekilde birbirine bağlayan bir yöntem olarak geliştirdi. Bu yöntem, bir kuruluşun; bilgilerinin, kaynaklarının, iletişiminin ve süreçlerinin, tüm kuruluş bünyesinde etkin şekilde yönetilebilmesi maksadıyla ortaya çıktı.
Yöntem;
- Kurumsal süreçlerin tanımlamasını ve yönetimini,
- Şirket stratejileri ile organizasyonun eşleştirilmesini ve
- Ürünlerin tanımlamasını ve ürün konfigürasyon süreçlerinin yönetimini
mümkün kılan bir metot sunuyor.
SEMPRO Kurucusu Semiha Yaşar, bu hizmetin ardında yatan fikri şu şekilde anlatıyor: “Verdiğimiz eğitim ve danışmanlık hizmetleri sırasında, firmaların, sundukları ürün ve hizmetler ile bu ürün ve hizmetleri ortaya koyan süreçler arasında, çeşitli boşluklar olduğunu gördük. Bu boşluklar, süreçlerin bir kaos halinde yönetilmesine yol açıyor. Yöneticiler, işlerin istedikleri gibi yürümediğini, genelde hemen fark edebiliyorlar; ancak problemi ve çözümü tanımlamakta zorluk çekiyorlar. Bunun sonucunda da sorunları ortadan kaldırarak, tek seferde doğru işi yapmak yerine, sürekli yangın söndürmeye odaklanıyorlar. Ayrıca, bazen de verilerini yönetemeyebiliyor ve en iyi bildikleri işi bile yapamayabiliyorlar. Biz de bu sorunları ortadan kaldırmaya yönelik olarak, Türkiye’de benzeri olmayan; Yalın Yönetim için Şirket Anahattı Oluşturma danışmanlık hizmetimizi geliştirdik.”
Yaşar, klasik danışmanlık hizmetlerine kıyasla kendi sundukları hizmetin öne çıkan yönlerini şöyle özetliyor: “Klasik danışmanlık hizmetleri, genellikle 1 yıldan uzun sürüyor ve gözle görülür sonuçlara da ancak bu sürenin sonunda ulaşılabiliyor. Bizim danışmanlık hizmetimiz ise genellikle 6 ay sürüyor ve firmalar, elle tutulabilir ilk çıktıları, 3 ay içerisinde alabiliyor. Ayrıca, biz, eğitim ve danışmanlık faaliyetlerini bir bütün olarak görüyoruz. Bu nedenle danışmanlık hizmeti sunduğumuz firmaları da aslında eğitiyoruz. Bu sayede firmalar, bizim hizmetimiz tamamlandıktan sonra, kurumsallaşma çalışmalarını, kendi kendilerine de yürütebiliyorlar.”
Yaşayan ve Gelişen Bir Anahat
SEMPRO, “Şirket Anahattı” kavramını, savunma ve havacılık sanayisindeki ürünlerin, konfigürasyon yönetimi ile oluşturulan anahatlarına benzer şekilde kurguladı. Sektöre, Yeni Nesil Konfigürasyon Yönetimi CM2 konusunda da eğitimler veren SEMPRO, CM2 modelindeki benzer şekilde, değişiklikleri benimseyen, yaşayan bir anahat sistemi geliştirdi.
Yaşar, Şirket Anahattı modeli ile ilgili şunları söylüyor: “Şirketler, ürün ya da hizmetlerini ortaya koyabilmek için, müşteri gereksinimlerini temel alarak, çeşitli süreçler sonucunda farklı veri setleri üretirler. Örneğin, mühendislik birimleri, bir ürüne ilişkin olarak, genellikle teknik çizim, 3 boyutlu şema ve ürün ağacı gibi çeşitli veri setleri oluştururlar. Bu veri setlerinin, ilk seferde %100 doğruluk yerine %60 doğruluk oranı ile üretilmesi ise o ürüne ilişkin düzeltici faaliyet maliyetlerini, ortalama 3 kat arttırır. CM2 modelinde, bu sorunu ortadan kaldırabilmek için, bir ürüne ilişkin tüm verileri birbiri ile ilişkilendiren ve bu verilerin, gerektiğinde kolaylıkla güncellenebilesini sağlayan pek çok yöntem vardır. Aslında bir şirket de veri setleri açısından bakıldığında, bir üründen çok da farklı değil. Kuruluşlardaki kaosu ortadan kaldırmak amacıyla geliştirdiğimiz Şirket Anahattı modeli sayesinde, CM2’ya benzer şekilde, bir şirketin tüm verilerini birbirine bağlayan bir sistem oluşturuyoruz. Bu sistem, şirketten şirkete değiştiği için de her şirkete özel olarak hazırlanması gerekiyor.”
Mevcut Bilgiler Kaybolmuyor
Kurum ve kuruluşlarda; süreçler, hizmetler, ürünler, stratejiler ve müşteriler gibi pek çok kritik kavramla ilgili veriler bulunuyor. Ancak bu veriler, genellikle dağınık şekilde tutulduğundan, zaman içerisinde kaybolabiliyor ya da ya da bu verilere ihtiyaç duyulduğunda, bulunması zaman alabiliyor.
Yaşar, bu konuyu çeşitli örneklerle açıklıyor: “Yapılan araştırmalara göre, firmalarda çalışan mühendisler, zamanlarının en az %20’sini, işiyle ilgili ihtiyaç duyduğu bilgileri araştırmakla geçiriyor. Şirketler, normalde uzmanı oldukları işleri yaptıkları için, bu bilgiler, zaten o şirket içerisinde bir yerde mevcut. Bizim hizmetimiz ise her türlü bilgi ve veriyi birbiri ile ilişkilendiriyor ve hepsini kolay bulunabilir bir hale getiriyor.”
KOBİ’ler için Kurumsallaşmanın İlk Adımı
Yaşar, bu hizmetin KOBİ’ler için faydalarına, şu sözlerle değiniyor: “Özellikle KOBİ’lerimiz, büyük şirketlere göre daha az iş gücü ve kaynağa sahip oldukları için, genellikle sadece doğrudan ürün ya da hizmetlerini ortaya koyan süreçlere odaklanıyorlar. Bununla birlikte, en az üretim kadar önemli olan diğer süreçler, genellikle tanımsız kalıyor ve bu işler, insanlar üzerinden yürüyor. Örneğin, firmanın bir ürününün özellikleri değiştiğinde, süreçlerdeki boşluklardan dolayı, broşürler veya İnternet sitesindeki bilgilerin de güncellenmesi gerektiği unutulabiliyor. Bizim sunduğumuz danışmanlık hizmeti ise bu tip boşlukların ortadan kaldırılmasını sağlıyor.”
Özellikle KOBİ’lerin, sertifikasyon çıkmazının içine daha çok düştüğünü ve bu nedenle kurumsallaşmaya daha çok ihtiyaç duyduğunu söyleyen Yaşar, bu sorunu şu şekilde özetliyor: “KOBİ’ler, genellikle sertifikaları, müşterileri istediği için almak zorunda kalıyorlar ve ilgili konulara, sertifikanın gereklerini yerine getirecek kadar hâkim olamıyorlar. Ayrıca sertifikasyon süreçleri, çoğu zaman, “Ne Olması” gerektiğini, yani gereksinimi ortaya koyuyor; “Nasıl Yapılması” gerektiği konusunda ise bir yol göstermiyor. Bizim metodumuz ise tüm süreçlerin önce gereksinimlerini tanımlayıp, bu noktaya nasıl ulaşılacağı konusunda da KOBİ’lere çözümler sunuyor. Bunu da dünyada herkesçe kabul görmüş en iyi uygulamaların (best practices) entegre edildiği, süreç ve prosedürler tanımlayarak başarıyor.”
Yaşar, doğru işleri yapabilmek için, süreçlerin doğru tanımlanması gerektiğini; bunun için de kurumsallaşmanın şart olduğunu belirtiyor: “Pek çok firma, PLM ya da ERP yazılımları gibi pahalı araçlar sayesinde sorunlarını çözebileceklerine inanıyorlar. Ancak gerçek bu değil. Bu tip yazılımlar, sadece tanımlanan süreçlerin işletilmesini kolaylaştırıyor. Süreçler doğru tanımlanmadığında ise bu araçlar, sorunları ortadan kaldırmak yerine, daha çok sorun bile yaratabiliyorlar. Bunun için de kurumsallaşma şart. Verdiğimiz danışmanlık hizmeti ise bu işe nereden başlayacağını bilmeyen firmaların, ilk adımı atmalarını sağlıyor.”
Şirket Politikaları Değişiyor
SEMPRO, bu hizmeti, firmalar ile birlikte gerçekleştirdiği, bir dizi çalıştay vasıtasıyla veriyor. Bu çalıştaylarda, ilk başta, ilgili firmanın, kendi içinde, şu 3 soruyu yanıtlaması sağlanıyor:
- Biz kimiz?
- Ne yapıyoruz?
- Nasıl yapıyoruz?
Firmanın, hangi ürün ya da hizmetleri, hangi süreçler sayesinde ortaya koyduğu analiz ediliyor. Daha sonra firmanın, şu ana kadar süreçlerini tanımlama konusunda yaptığı mevcut çalışmalar inceleniyor, boşluklar tanımlanıyor ve bir yol haritası oluşturuluyor.
Yaşar, bu hizmetin faydalarını şu şekilde sıralıyor: “Danışmanlık hizmeti verdiğimiz firmaların birçoğu, daha önce sadece sertifika alabilmek için hazırladıkları; misyon, vizyon ve kalite politikası gibi kendilerini tanımlayan temel dokümanları bile değiştiriyorlar. Kısa süre içerisinde, bu firmalarımızın, aynı iş gücü ile daha çok iş yapabilir hale geleceklerine ve düzeltici faaliyet maliyetleri azaltacaklarına inancımız tam. Ayrıca, şirketlerdeki süreçlerin doğru tanımlanması ve kayıt altına alınması, işe yeni başlayanların oryantasyonu için de çok önemli.”
Anahat (Baseline) Nedir?
Konfigürasyon Yönetimi disiplininin en temel kavramlarından biri olan “Anahat” ya da İngilizce tanımı ile “Baseline”, bir ürüne ilişkin her türlü bilgiyi, belirli bir hiyerarşi dâhilinde bir araya getiren bir sistemi ifade ediyor. Ürünlere ilişkin bu bilgiler, teknik çizimler, sistem gereksinimleri, proses planları ve malzeme ağaçları gibi pek çok farklı şeyi içeriyor. Anahattın doğru kurgulanması, bu bilgilerdeki ve alt sistemlerdeki değişimin, ürünün yaşam döngüsü boyunca yönetilebilmesini sağlıyor. Bu bilgiler, örneğin, zırhlı araçlarda, genellikle 6 seviyeli bir hiyerarşiye; hava araçlarında ise 8 seviyeli bir hiyerarşiye sahip.
Şirketlerde ise politikalar, ürün ve hizmet tanımları, müşteriler ve temel iş süreçleri gibi pek çok bilgi ve veri bulunuyor. Şirket Anahattı, tüm bu bilgi ve verileri, 5 kademeli bir hiyerarşi ile birbirine bağlıyor.
